10 Teknik Untuk Menjawab Pertanyaan Secara Efektif

[ad_1]

Pertanyaan adalah pernyataan yang meminta jawaban atau jawaban. Setiap hari, Anda bisa mengajukan pertanyaan. Beberapa pertanyaan yang terbuka berakhir membutuhkan penjelasan, elaborasi dan sebagainya sementara pertanyaan lain ditutup hanya membutuhkan Ya atau Tidak. Dalam beberapa kasus yang lain mengajukan pertanyaan yang tidak selalu membutuhkan jawaban tetapi hanya untuk seseorang untuk mendengarkan (pertanyaan retorik). Tergantung pada struktur pertanyaan, respons yang mengikuti harus menjawab pertanyaan apa yang dicari. Banyak orang gagal dalam ujian bukan karena mereka membosankan, tetapi karena mereka gagal memahami apa yang ditanyakan kepada mereka. Kegagalan untuk mengartikulasikan pertanyaan dengan benar mengarah ke tindakan atau tanggapan yang salah. Setelah presentasi, Anda harus merasa baik jika orang bertanya kepada Anda. Ini mungkin merupakan pertanda bahwa orang-orang terlibat dalam presentasi dan bahwa presentasi itu menarik minat orang lain. Bagaimana Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan itu akan meningkatkan pandangan audiens Anda tentang Anda atau meningkatkan kepercayaan mereka pada produk atau layanan Anda. Sebagai seorang profesional, Anda harus menguasai seni mengajukan pertanyaan yang relevan tetapi yang terpenting adalah bagaimana menjawab pertanyaan secara efektif.

1. Pahami pertanyaannya – Sebelum Anda menjawab pertanyaan, pastikan Anda jelas dalam pikiran Anda tentang apa pertanyaannya. Tidak ada salahnya mencari kejelasan atas apa yang ditanyakan. Tanyakan dengan sopan, "Maafkan saya, saya sepertinya tidak mengerti apa yang Anda minta, maukah Anda mengulang kata-kata?" Anda akan berkomunikasi lebih baik dalam hal seperti itu daripada hanya mengoceh tanpa kejelasan atau pemahaman. Ingat bahwa esensi menjawab pertanyaan adalah agar Anda memberikan kontribusi positif kepada orang yang mencari jawaban. Jangan membuang waktu. Carilah pemahaman terlebih dahulu.

2. Dengarkan baik-baik seluruh pertanyaan – Salah satu cara yang dapat meningkatkan keefektifan Anda dalam menjawab pertanyaan dengan cara yang relevan dan obyektif adalah ketika Anda mengizinkan orang yang mengajukan pertanyaan untuk menyelesaikan pertanyaan. Beberapa orang meluangkan waktu untuk menentukan dengan tepat apa yang mereka cari. Menjawab pertanyaan sebelum diminta sepenuhnya mungkin tampak tidak sopan. Jangan berasumsi bahwa Anda tahu arah pertanyaannya, maka Anda ingin membantu orang tersebut sampai pada intinya. Jika Anda punya waktu, biarkan orang itu "mengoceh" saat Anda mencatat poin-poin penting. Ini juga memberi Anda waktu untuk mensintesis dan memikirkan jawaban terbaik untuk pertanyaan itu. Kemampuan untuk mendengarkan memberi Anda tingkat keberhasilan yang tinggi dalam menjawab pertanyaan Anda.

3. Jeda dan pikirkan baik-baik – Anda harus menentukan apakah Anda memenuhi syarat untuk menjawab pertanyaan atau orang lain. Apakah Anda berwenang untuk berbicara tentang hal itu (wartawan dapat menghantui Anda bahkan jika Anda tidak seharusnya menjadi juru bicara perusahaan)? Seberapa dalam seharusnya jawabannya? Jeda dan saat-saat hening menunjukkan bahwa Anda tidak hanya mengaduk-aduk bahan mentah apa pun yang ada di pikiran Anda tetapi jawaban yang dipikirkan dengan jelas akan segera datang. Anda benar-benar dapat mempersiapkan orang yang mengharapkan jawaban dengan mengatakan "Biarkan saya berpikir …, Biarkan saya melihat ..". Dengan cara itu orang tidak duduk dan menunggu berpikir Anda belum mendengar, Anda hanya mengabaikan dll. Berpikir juga membantu Anda membuat pernyataan yang tidak akan Anda sesali nantinya. Anda dapat menilai cara terbaik untuk menjawab dengan kebijaksanaan tanpa meninggalkan orang dengan bekas luka atau luka baru.

4. Jawab pertanyaan dan hentikan – Setelah memahami apa arti pertanyaan itu, peran Anda adalah menjawab sebaik-baiknya pengetahuan Anda dan berhenti. Kecenderungan memberikan informasi sukarela yang belum diminta tidak menambah nilai bagi Anda. Jika apa pun yang Anda dis-memberdayakan diri Anda. Saya telah menjumpai orang-orang yang setelah ditanya pertanyaan sederhana seperti "Kemana kamu pergi?" mereka akan berhenti dan berpikir Anda memiliki seluruh hari untuk mendengarkan nama yang menjatuhkan, penjelasan panjang lebar memberikan semua latar belakang meninggalkan Anda untuk hanya mengatakan "Oh, benar, aha, Oh saya lihat". Dapatkan ke titik dan berhenti. Ketika Anda selalu mengatakan suap informasi, kebohongan tidak dapat dihindari. Anda dapat dengan mudah mulai membingungkan diri sendiri atau mengatakan pernyataan yang bertentangan tanpa menyadarinya. Saya telah melihat orang-orang yang kehilangan kasus di pengadilan karena mereka terus mengatakan pernyataan yang kemudian digunakan terhadap mereka pada tahap selanjutnya dari proses.

5. Tenang dan percaya diri – Sangat menarik untuk dicatat bahwa terkadang pertanyaan yang sama bisa sulit untuk dijawab tergantung pada siapa dan pengaturan apa pertanyaan yang ditanyakan. Jika Anda diminta naik bus oleh orang yang duduk di sebelah Anda; "Maukah Anda bercerita tentang diri Anda sendiri", mungkin jauh lebih mudah untuk mengartikulasikan pertanyaan daripada ketika Anda memiliki panel empat atau lima orang di ruang wawancara di mana Anda mencari pekerjaan. Pertanyaan yang sama dapat membawa jawaban yang berbeda. Pada pengaturan pertama Anda dapat bersantai dan berbicara tentang isu-isu sosial sementara di setting kedua Anda hampir merasa bahwa setiap jawaban harus menunjukkan betapa kerasnya Anda dan semua hal positif dalam hidup. Kunci penting untuk aliran jawaban dan menjawab pertanyaan secara efektif adalah dengan bersantai dan bersikap senatural mungkin dalam jawaban Anda. Anda tidak ingin terlihat seperti Anda memiliki pidato yang dilatih di suatu tempat yang Anda coba ingat. Bersantai dan biarkan kreativitas Anda mengalir. Bernapaslah dengan normal dan tenang.

6. Kuasai sifat umum pertanyaan – Pertanyaan paling umum berpusat di sekitar Apa? (mencari detail), Di mana? (mencari tahu tempat atau lokasi atau panggung) Mengapa? (berusaha memahami alasan di balik) Siapa? (meminta orang-orang yang terlibat) Kapan? (mencari tanggal dan waktu yang terjadi) Bagaimana caranya? (keinginan untuk mengetahui proses atau langkah demi langkah perincian dari suatu peristiwa) siapa? (mengidentifikasi pemiliknya). Pertanyaan lain seperti pernyataan yang meminta detail. Mereka memberi Anda indikasi dalam pernyataan seperti Illustrate, menjelaskan, mengklarifikasi, menyatakan, mendeskripsikan, menyelidiki, daftar dan sebagainya. Hati-hati terhadap kata-kata seperti itu untuk memberikan jawaban yang relevan dengan apa yang sedang dicari.

7. Anda mungkin tidak tahu jawaban untuk setiap pertanyaan – Ini adalah hal yang mulia untuk membiarkan beberapa pertanyaan berlalu. Anda bukanlah ensiklopedia dari setiap pertanyaan yang Anda temui. Mengakui bahwa Anda tidak tahu jawabannya bukanlah tanda kelemahan. Ini adalah tanda bahwa Anda mengenal diri sendiri dan tidak ingin berpartisipasi dalam permainan menebak. Saya sangat menghormati orang-orang yang bahkan dalam wawancara akan mengatakan kepada Anda, "Saya belum menemukan konsep itu tetapi kedengarannya sangat menarik" daripada orang yang menderita karena fakta bahwa setiap pertanyaan harus dijawab dan masih menyia-nyiakan waktu lima menit berikutnya. sebuah ceramah yang tidak berdosa dari kebenaran. Kadang-kadang dalam pengaturan kelompok, mengakui bahwa Anda tidak tahu jawaban atas pertanyaan akan membawa Anda begitu banyak kebijaksanaan yang dapat disembunyikan pada orang yang Anda duduk di sebelah; jenis kebijaksanaan yang tidak pernah Anda temukan dalam buku.

8. Hindari selalu menjawab pertanyaan dengan sebuah pertanyaan – Ada orang yang tidak akan pernah mencoba untuk merespon dengan cara lain selain mengajukan pertanyaan kembali. Sebuah contoh di mana ini dapat diterima adalah dalam pengaturan kelas di mana seorang siswa mengajukan pertanyaan dan guru tidak tahu apa jawabannya. Dia dapat secara kreatif bertanya "Adakah yang bisa membantu dengan pertanyaan itu?". Dia tidak segera mengakui ketidaktahuan terhadap pertanyaan tetapi memberi waktu kepada guru untuk mensintesis jawaban dari peserta lain. Saya selalu menjadi korban dalam hal menjawab pertanyaan langsung dengan sebuah pertanyaan. Apa yang melahirkan topik ini adalah pertanyaan yang diajukan istri saya yang sederhana dan to the point "Apakah Anda akan ke kantor nanti hari ini". Tanggapan langsung saya bukan tentang kantor tetapi "Mengapa?". Jawaban saya adalah "Ya, saya akan pergi, apakah ada yang Anda butuhkan, apakah Anda mau ikut?" bukannya langsung "Mengapa" sebelum memberikan tanggapan. Dia segera mengatakan kepada saya, "Sebaiknya Anda membuat artikel tentang menjawab pertanyaan.

9. Jika Anda adalah ahlinya, tunjukkanlah – Terkadang orang mengajukan pertanyaan karena mereka tahu Anda adalah orang yang lebih baik ditempatkan untuk mengetahui solusi terbaik. Dalam hal di mana Anda tahu barang-barang Anda maka berikan jawaban kaya yang diperlukan. Cadangkan jawaban Anda dengan contoh yang relevan, jika perlu. Hindari memberi penjelasan panjang lebar di mana jawaban sederhana akan berhasil. Di kelas sains, jika siswa meminta Anda untuk menjelaskan tentang proses fotosintesis; Anda tidak akan menjawab ini dalam satu baris pernyataan tetapi membawa keahlian Anda, pergi keluar dan mendapatkan berbagai jenis daun untuk diilustrasikan sehingga para siswa mendapatkan pemahaman. Demikian pula, di ruang rapat, jika Anda adalah kepala Operasi maka itu harus ditunjukkan. Anda tidak dapat memiliki orang lain yang tampaknya menjadi ahli di bidang Anda ketika Anda berada di sana. Jadilah otoritas di bidang Anda.

10. Hindari menghakimi orang yang bertanya – Mudah untuk berpikir bahwa orang yang mengajukan pertanyaan tidak memiliki pengetahuan dalam bidang tertentu. Ketika Anda cepat menilai Anda berisiko merasa malu suatu hari nanti. Beberapa orang mengajukan pertanyaan tentang bidang-bidang yang mereka gelar PhD. Mereka mengarahkan diskusi ke arah bidang spesialisasi mereka. Ketika sebuah pertanyaan ditanyakan, hindari menyerang orang untuk bertanya tetapi tetap pada intinya dan jawab apa yang ditanyakan. Hindari pernyataan seperti itu yang terdengar menghakimi. Ketika tanda-tanda penilaian masuk ke dalam diskusi maka ini menjadi penghalang untuk komunikasi yang efektif. Tidak seorang pun akan mendengarkan secara objektif apa yang Anda katakan. Katakan apa yang Anda ketahui dan kutip apa yang Anda dengar orang lain katakan.

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *